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Este es seguramente el primero de muchos posts que escribiré sobre organización para mejorar la productividad en cualquiera que sea nuestro trabajo.Ayer hablábamos de cuándo era el mejor momento para emprender, y si finalmente creéis que ha llegado la oportunidad de lanzar vuestro proyecto vais a necesitar más que nunca que vuestra actividad sea realmente eficiente. Es muy posible que intentes compaginar tu sueño con aquello que te «da de comer», por lo que el tiempo es, más que nunca, oro.
Muchos somos artistas de la procrastinación, o lo que es lo mismo, el arte de ir dejando para más adelante las tareas que realmente nos cuesta hacer y que suele coincidir con aquellas cosas más importantes que debemos sacar adelante para que nuestro trabajo tenga un rendimiento. Nos cuesta y buscamos inconscientemente excusas para hacer eso tan importante en otro momento. El tema es evadir eso hasta que ya no quede más remedio que cumplir con ello.
Sin embargo, nuestra lucha cuando nos lancemos a cualquier actividad debe ser la de no caer en este terrible hábito. Esto crea un estrés más allá de lo que podamos imaginar. De hecho, en ocasiones, creemos que estamos realmente desbordados de trabajo y nos sentimos en un estado de nerviosismo que nos hace creer que es porque tenemos más tareas de las que humanamente podemos asumir. Pero en la mayor parte de estas ocasiones lo que ocurre es que no estamos organizándonos correctamente. Procrastinamos, dejamos que las interrupciones nos corten las acciones en las que necesitaríamos concentración y damos prioridad a aquellas cuestiones que no la tienen.
Si decides iniciar tu empresa o actividad por tu cuenta (y parto de la base que es porque te apasiona) será muy complicado diferenciar trabajo y vida personal. Sé que puede parecer exagerado, pero es una de las consecuencias de tener algo tuyo. Puedes poner fin a tu jornada laboral, sí. Pero tu mente no parará de dar vueltas al tema. Es una ansiedad (de las positivas) que hace que tu cabeza no pare de maquinar nuevas ideas.
Esto puede generar ese estado de estrés continuo que tras un tiempo nos puede pasar factura. Y es aquí donde comenzaremos a aprender cómo quitarnos de una forma sencilla esa sensación. Ya os adelanté mi predilección con las listas y como primera parte para comenzar una vida organizada os hablaré de lo que yo llamo «volcado de datos» en ellas. Haremos diferentes listas con tareas que queremos realizar. Pero no sólo las pendientes para el día de mañana, sino tareas que pueden llevarse a cabo en un futuro. Tareas que estamos obligados a realizar, pero también las que querríamos ver cumplidas porque nos ilusionan. Cosas de trabajo y otras personales. Todo mezclado. Así, por ejemplo, podemos anotar ese dossier de empresa que tenemos que elaborar hasta hacer una visita a esa amiga que hace meses que no ves.
Es triste, pero llega un momento en que cuando inicias una actividad que te absorberá tanto que podemos dejar a un lado ciertas cosas de ocio o incluso nuestras relaciones sociales. Por eso, si ves que tu ritmo de trabajo está distanciándote de los demás, no quedará más remedio que plantearlo como tareas que deberías cumplir. Al principio puede costarnos hacer huecos, pero el hecho de estar junto a nuestra gente, será algo que agradeceremos muchísimo (lo necesitamos a nivel emocional para completar el resto de facetas que nos van a ocupar gran parte de nuestro tiempo).
En definitiva, el hecho de volcar ABSOLUTAMENTE TODO en listas de tareas va a causar en nosotros un efecto inmediato de tranquilidad. Todas las ideas que te abrumaban estarán ahora sobre el papel dejándote una sensación de paz y tranquilidad que ni imaginabas.
Tengo una tremenda afición por la colección de libretas y cuadernos de diseño. Antes me costaba mucho escribir en ellos cuando me los regalaban por tener la sensación de estropearlos. Pero una persona que me regaló varios de ellos me animó a «mancharlos» y ahora es un placer utilizarlos para generar este tipo de listas e ideas varias sobre todo lo que se me ocurre y que quiero ver materializado en algún momento.
Es un mimo que me gusta hacerme a mi misma. Uso un cuaderno bonito a diario y me siento bien cuando lo hago, porque en él se reflejan mis ilusiones. Y las tareas son parte de ellas, porque son las que hacen que mis ideas salgan adelante y progresen.
Por eso, hoy os animo a que hagáis el ejercicio de volcado de datos:
– Haz una especie de brainstorming (lluvia de ideas) de todas las tareas que creas que tienes pendientes (retocar una imagen para tu abuela, mandar una propuesta a ese cliente potencial, ordenar tus fotografías de las últimas vacaciones…).
– Organízalas por prioridad de ejecución.
De momento, esto será suficiente tarea.
En estos días comenzaremos a ver qué hacer con ellas y cómo continuar con la organización que hará que seamos tremendamente eficientes.
Ah, si tienes algún otro consejo de organización en el trabajo que te ayude con tu productividad, no tienes más que compartirlo con nosotros. Puede ser interesante para incorporarlo a nuestro plan. ¡Lo esperamos!
